Es común, como ya se ha señalado en un blog anterior, que luego de anunciado un programa de incentivo para premiar y reconocer a los mejores ejecutivos, los administradores del programa desaparecen o no le brindan suficiente tiempo a la administración, seguimiento y comunicación de los resultados.
Esto es comprensible por cuanto los gerentes o jefaturas a cargo del diseño del programa de incentivo no tienen suficiente tiempo para concentrarse en las tareas de seguimiento y comunicación de dicho programa.
A esto se suman un conjunto de tareas y responsabilidades que se vuelven imposible de ejecutar de buena forma y por tanto termina afectado la efectividad del programa y el nivel de compromiso de sus "usuarios".
Las principales tareas que quitan el tiempo en un programa de incentivo comercial son las siguientes:
El diseño inicial de la mecánica y dinámica del programa de incentivo, junto a la posterior implementación en los distintos niveles y jerarquías.
El lanzamiento del programa por medio de canales y mensajes que permitan crear compromiso e interés por parte de los ejecutivos.
Capacitación inicial de los usuarios del programa con el objetivo de asegurar que tengan claro como se les mide, que es lo que se espera de ellos, en que consisten los premios, etc. Si el ejecutivo no comprende o se siente confundido, perderá interés en el programa.
Comunicación constante de los resultados como fuente de retroalimentación constante. En la medida en que el ejecutivo tenga claridad y acceso a los resultados diarios del programa, su nivel de interés y atención aumentara.
Actualización y adaptación constante de las principales variables y configuración del programa. Los programas no deben ser estáticos; deben estar en constante evolución en función de las nuevas realidades que van surgiendo en el camino. Es común ajustar las metas, los premios, el presupuesto, etc.
En algunos programas el constante soporte y dedicación hacia los usuarios (ejecutivos) es bastante intensivo. Es el caso de las múltiples consultas, preguntas o sugerencias que los usuarios van levantando en la medida en que avanza el programa de incentivo.
Es critico que toda empresa le dedique suficiente tiempo al proceso de reconocimiento de los mejores ejecutivos. Es posiblemente el premio mas importante que los ejecutivos esperan recibir. El reconocimiento debe incluir material audiovisual, digital o presencial que resalte el ejemplo de los mejores ejecutivos, equipos, zonas o gerentes.
Gestionar y administrar la adquisición y logística de los premios puede convertirse en una tarea que también quita bastante tiempo. En algunos casos se pueden pasar varios días en gestionar un viaje como premio para una sola personas. Para premios colectivos en viajes, a veces las areas administrativas han tenido que dedicar semanas para cerrar la mejor opción y entregarlas debidamente a los ganadores
Administrar debidamente las campañas especiales y las actualizaciones del programa es critico para evitar que el programa se vuelva una rutina en el tiempo. Hay que estar constantemente actualizando o innovando el programa de tal forma que este en constante movimiento
Gestionar adecuadamente estas 9 actividades pueden resultar muy costoso para una empresa o en otros casos casi imposible de ejecutar por la falta de horas hombres dentro de la compañía. A su vez, muchas veces las empresas no cuentan con las personas idóneas para ejecutar dichas tareas.
Nuestra recomendación es considerar externalizar estas tareas y delegarlas en expertos que tengan dedicación exclusiva en la ejecución de estas 9 tareas.